1 июля 2021 года заканчивается отсрочка применения онлайн-касс для ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства или самостоятельно оказывают услуги. Отсрочку ввели в 2019 году. Она действует до 1 июля 2021 года, и пока нет никаких оснований полагать, что ее продлят. Поэтому указанным предпринимателям придется приобретать онлайн-кассы и ставить их на учет.
В этой статье расскажем, что нужно учитывать при выборе онлайн-кассы для ИП, и какие проблемы подстерегают предпринимателя через некоторое время после приобретения вроде бы работающего устройства.
Как выбрать онлайн-кассу для ИП
1. Самое пристальное внимание необходимо обратить на тип фискального накопителя (ФН) в составе кассы. Нужно выбирать модель, в которой установлен ФН с поддержкой формата фискальных документов (ФФД) версии 1.2. Как правило это фискальный накопитель с маркировкой ФН-М или ФН-1.1 М. На данный момент это единственный ФН, поддерживающий ФФД 1.2. Кассы с ФН устаревшего типа после 6 августа 2021 года нельзя будет поставить на учет. Если, к примеру, после 6 августа 2021 года изменилось место установки кассы, и необходимо ее перерегистрировать, то придется покупать новый ФН, который поддерживает ФФД версии 1.2. Кассы, поддерживающие ФФД версии 1.2, необходимы при торговле товарами, подлежащими обязательной маркировке.
Устаревшие ФН нельзя будет поставить на учет после 6 августа 2021 года
2. Следующий очень важный момент — это срок действия ФН. Фискальные накопители имеют сроки действия 36, 15 или 13 месяцев. В зависимости от того, какую систему налогообложения применяет ИП, нужно выбирать фискальный накопитель подходящего срока действия.
3. Выбирайте кассу, которая поддерживается разработчиком и регулярно получает обновления прошивки. Это необходимо, чтобы не попасть в ситуацию, которая сложилась в начале 2019 года, когда водили обязательный формат фискальных документов версии 1.05, и все кассы, которые не смогли обновиться до этого формата, ФНС сняла с учета в одностороннем порядке. Сейчас используется формат версии 1.1 и вводится новый формат — 1.2. Чтобы не пришлось менять кассу буквально через год, уточняйте у продавца, получает ли выбранная модель обновления прошивки, и планируются ли они в будущем.
Онлайн-кассы «Умка»
4. Обязательно уточняйте, сколько стоят обновления для кассы, и как их доставляют. Есть два способа доставки обновлений: в оффлайн-режиме (нужно нести кассу в ЦТО) и в онлайн-режиме (можно прошить дистанционно). Естественно, вариант онлайн-обновления удобнее и быстрее, но удобство стоит отдельных денег (ориентировочно — 800 — 900 руб. в месяц за регулярное обновление кассы). Иногда общая стоимость обновлений за год превышает начальную стоимость самой кассы.
Кроме обновлений часто требуются еще дополнительные возможности, за которые тоже приходится платить. Например, предпринимателю понадобилась функция работы со скидками или удаленного внесения товаров. А в базовой поставке этих возможностей нет. Значит, за них придется доплачивать. Поэтому при покупке кассы нужно обязательно уточнить, доступны ли все необходимые функции.
5. Выясните у продавца ККТ, при помощи какой программы заносится товар в кассу, и можно ли это сделать удаленно через интернет или нужно иметь физический доступ к устройству. В дешевых моделях обычно дистанционное внесение товара не предусмотрено, в более дорогих — это можно сделать через личный кабинет. Такая функция может пригодится, если у предпринимателя несколько торговых точек, и ему удобно управлять ими дистанционно.
6. Проверьте, совместима ли выбранная модель онлайн-ККТ с вашей учётной программой для ведения бухгалтерии, чтобы после приобретения не оказалось, что их нельзя «подружить». Лучше заранее спросить у разработчика учётной программы, какие модели он не рекомендует использовать. Это особенно важно для тех, кто принимает платежи через интернет-магазин. Если заранее не озаботиться этим вопросом, подключение и настройка обмена данными между интернет-магазином и кассой может потребовать участия высококвалифицированного программиста, услуги которого обойдутся дорого.
Обычно для обработки платежей интернет-магазины подключаются к какой-либо платежной системе (Юкасса или PayAnyWay). Перед покупкой онлайн-кассы посетите сайт вашей платежной системы и посмотрите, какие модели ККТ не рекомендуют использовать. Как правило, платежные системы публикуют такую информацию прямо на сайте.
7. Уточните у производителя кассы режим работы техподдержки, и имеется ли она вообще. Если ее нет, то разбираться с новой кассой придется самостоятельно. Иногда техподдержка входит в стоимость кассы, но чаще эти услуги стоят отдельных денег. Если вы планируете пользоваться этой услугой, нужно обратить внимание на режим работы техподдержки. Очевидно, что если у них в субботу и воскресенье выходные, то с такой кассой лучше не связываться.
8. Выясните, предусмотрена ли возможность подключения к кассе дополнительного оборудования. Например, может потребоваться подключение сканера штрих-кодов. Недорогие кассы, как правило, не умеют работать с периферией или умеют в очень ограниченном режиме. Современная ККТ должна иметь постоянный доступ в интернет для того, чтобы сразу передавать данные через ОФД в налоговую инспекцию. Поэтому наличие в кассе WiFi-модуля позволит не тянуть к ней кабель, а просто подключиться к роутеру через вайфай. Автономно работающие кассы удобны также для курьерской доставки.
Подключение к онлайн-кассе дополнительного оборудования
9. При выборе онлайн-кассы обратите внимание на аккумулятор. Есть модели, в которых стоят нестандартные аккумуляторы. Обычно это небольшие мобильные кассы, работающие автономно. Когда такой аккумулятор выходит из строя, выясняется, что он достаточно дорогой и его трудно достать. Приходится заказывать и долго ждать, пока его привезут. Такой аккумулятор может стать причиной полной остановки торговли на неопределенный срок. Поэтому при выборе кассы лучше отдавать предпочтение моделям со стандартными аккумуляторами (формата 18650 или пальчиковой батарейки), которые можно купить в любом магазине.
10. Проверьте скорость печати чека. Это может показаться маловажным фактором, но если ваша касса собирает очередь из нескольких человек, торжественно распечатывая каждый чек в течение нескольких минут, это быстро надоест и вам, и вашим клиентам. Хорошая касса должна выдавать чеки достаточно шустро, не задерживая людей.
