Что нужно знать об онлайн-кассах и фискализации

Согласно законодательству большинство предпринимателей обязаны при расчетах с клиентами применять ККТ (контрольно-кассовую технику) или POS-терминалы. Такие требования введены, чтобы исключить уклонение от уплаты налогов и обеспечить законность и прозрачность операций.

Что такое фискализация?

Фискализация — это процедура сбора и передачи в налоговые органы данных о принятых предприятием денежных средствах, которая выполняется с помощью специальных модулей хранения информации (фискальных регистраторов / фискальных накопителей). Информация на них хранится в зашифрованном формате и не может быть изменена. Такими модулями оснащают ККТ (контрольно-кассовую технику), терминалы, торговые автоматы и другие автоматизированные устройства, принимающие оплату наличными деньгами.

С каждым годом законодательные требования к бизнесу в части использования ККТ ужесточаются, устанавливаются все новые и новые правила их применения. С 2021 года индивидуальные предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику при расчетах. Еще в 2016 году введено такое понятие как онлайн-кассы, которые обязаны использовать некоторые сферы бизнеса. Главное отличие онлайн-касс от тех, которые применяли ранее, это автоматическая передача информации о расчетах в налоговые органы.

Кому нужны онлайн-кассы?

1. Онлайн-кассы нужны тем предпринимателям, которые принимают за свои услуги или товары наличные денежные средства, а также оплату через POS-терминал, сайт, электронные кошельки, переводы от физических лиц с карт на и на расчетный счет.

2. Касса должна быть также у ИП на патентной системе налогообложения, которое продает товары не собственного производства или реализует их в кафе / ресторанах, а также оказывают услуги или работы, нанимая сотрудников.

3. Онлайн-кассы нужны всем ИП на УСН, но не нужны тем, кто оказывает услуги населению без наемных работников и выдает бланки строгой отчетности.

4. С 1 января 2021 года отменен единый налог на вмененный доход (ЕНВД). Напомним, что ранее ИП, использующие эту систему налогообложения, могли не применять контрольно-кассовую технику. Теперь им нужно будет приобрести кассу и зарегистрировать ее в соответствии с законом. Если ИП ранее имел кассовый аппарат, ему необходимо поменять реквизиты в настройках кассы и указать ту систему налогообложения, на которую индивидуальный предприниматель перешел в связи с отменой ЕНВД.

Фискальные нововведения

Необходимо отметить нововведения, которые вступили в силу в 2021 году.

1. ИП без наемных работников, которые продают товары собственного производства, выполняют работы, оказывают услуги, обязаны будут применять онлайн-кассы с 1 июля 2021 года.

2. С 1 февраля 2021 года вступило в силу требование об обязательном указании в чеке наименования товара или услуги и их количестве. Ранее это требование касалось лишь тех предпринимателей, которые реализовывали только подакцизные товары. Теперь в кассу должна быть занесена вся номенклатуры продаваемого товара или оказываемых услуг.

3. С 1 апреля 2021 года необходимо обязательное нанесение кода товара на чеке при продаже маркировано товара курьерскими службами, самими курьерами, а также в пунктах выдачи заказов.

4. С 6 августа 2021 года для ИП, торгующих маркированными товарами, обязательно применение новых фискальных накопителей, поддерживающих формат фискальных документов версии 1.2.

Резюмируя все нововведения, можно сказать, что налоговые службы планируют обязать абсолютное большинство предпринимателей использовать ККТ и установить тотальный контроль оборота всего реализуемого товара.

Несмотря на жесткие требования, использование онлайн-касс дает и некоторые преимущества бизнесу. В частности:

• сокращение проверок ФНС, поскольку все данные автоматически поступают в НИ, учитываются и анализируются;
• возможность отслеживать статистику продаж по многим показателям, определять, какой товар лучше продается, а какой хуже;
• с онлайн-кассой проще оптимизировать бизнес.

Что нужно учитывать при выборе кассы или другого устройства для фискализации?

Выбирая ККТ или POS-терминал, необходимо учитывать:

• оплату какими способами вы планируете принимать: наличными, банковскими картами, другие варианты;
• различия в фискальном законодательстве для разных отраслей (если вы работаете одновременно в онлайн- и оффлайн-формате, возможно, ваш бизнес регулируется разными статьями НК.

Подробные рекомендации по выбору онлайн-кассы читайте в статье.

Какие POS-терминалы и кассы Telpo подойдут для ИП?

Telpo разработала семейство POS-терминалов и онлайн-касс, подходящих для малого и среднего бизнеса. Большинство из устройств рассчитаны на прием оплаты всеми возможными способами (наличными, контактными и бесконтактными картами, по QR-коду и биометрии (по отпечатку пальца или лицу).

POS-терминал TPS320

• 5-дюймовый дисплей, четырехъядерный процессор, ОС Android 7 + 2 ГБ DDR + 16 eMMC.
• Максимум 4 SIM-карты, поддержка нескольких операторов.
• Принтер 40 мм поддерживает печать по WiFi, печать этикеток, ECS \ POS.
• Множество способов оплаты: карты NFC / IC, QR-коды.
• Батарея высокой емкости 5000 мАч обеспечивает длительное время автономной работы.
• Поддержка ФН.

POS-терминал TPS900

• 5,5-дюймовый экран, процессор, ОС Android.
• Множество способов оплаты: лицом, по отпечатку пальца, по QR-коду, картами и устройствами с NFC / IC.
• Сертификаты EMV, PCI, Paywave, Paypass, MIR, Rupay, TQM, CE, FCC, RoHS, BIS, Anatel.
• Технология оплаты по биометрическим данным: распознавание лиц / отпечатка пальца / радужной оболочки глаза.
• Имеются модуль фискальной регистрации, OTG, UHF, TPUI и физическая клавиатура.

Мобильная касса TPS 390

• 5-дюймовый емкостной сенсорный экран и физическая клавиатура.
• Видеокамера 5 мегапикселей со вспышкой для декодирования.
• Прием оплаты NFC-картами, IC-картами, картами с магнитной полосой.
• 2 SIM-карты + 2 PSAM обеспечивают стабильное и безопасное подключение.
• Поддержка ФН.

Мобильный кассовый аппарат TPS 570

• 7-дюймовый емкостной сенсорный экран IPS с большими углами обзора (178°).
• Батарея 7,4 В 2500 мАч / 5000 мАч с длительным сроком службы.
• Принимает бесконтактные карты, подходит для программ лояльности.
• Высокоскоростной термопринтер под бумагу шириной 58 мм с высококачественной печатью.
• Поддержка ФН.

Онлайн-касса TPS575

• 7-дюймовый сенсорный экран промышленного класса + дисплей с современной матрицей.
• Сканер QR-кода с фиксированным фокусом.
• Принимает бесконтактную оплату картами, оснащен встроенным термопринтером.
• Связь — 2G / 3G / 4G, WIFI, Bluetooth, Ethernet.
• Поддержка ФН.

Мини-касса Telpo для небольших магазинов

Распространение мобильных платежей и «умных магазинов» вынуждает владельцев небольших торговых точек менять традиционное оборудование на новое: ручные сканеры штрих-кодов и классические кассы уступают место портативным устройствам типа «все в одном». Ориентируясь на потребности клиентов, Telpo выпустила компактный и легкий кассовый аппарат Mini D12 со встроенным сканером штрих-кодов и QR-кодов, разработанный специально для небольших магазинов и микромаркетов.

В отличие от устаревших кассовых узлов он не занимает много места и увеличивает пропускную способность кассы за счет быстрого сканирования товаров. Кроме этого, внедрение технологических новинок позитивно влияет на имидж магазина и привлекает покупателей. Многофункциональная и компактная мини-касса предназначена для малого бизнеса.

Мини-касса — это полноценный кассовый аппарат со всеми необходимыми функциями. Кроме сканера штрих-кодов в компактном корпусе имеется встроенный аккумулятор, рассчитанный на длительную эксплуатацию, Wifi-адаптер и встроенная eSIM, обеспечивающие бесперебойную работу кассы в онлайн-режиме в любое время и в любом месте.

Быстрые расчеты по QR-кодам

Касса оборудована встроенным калькулятором с удобными клавишами. Сканер кодов поддерживает функцию автоматической фокусировки и быстро распознает все виды кодов, включая 1D, 2D, QR-коды и другие. После сканирования товаров и подтверждения общей суммы, покупателю достаточно поднести свой платежный код к сканеру и оформить покупку. Это значительно ускоряет оплату и оптимизирует взаимодействия с покупателем.

Мини-касса Telpo mini — первый шаг на пути к умному магазину. Благодаря встроенным динамикам каждая транзакция сопровождается голосовыми подсказками. Это удобно не только для продавца, но и для покупателя. Процесс совершения покупки становится понятнее и быстрее, оплата безопаснее. Привлекательный внешний вид мини-кассы и компактные размеры освобождают прилавок и придают магазину более современный облик.

За подробной информацией обращайтесь по телефону +86 757 86337898-834 (Китай) или e-mail business@telpo.com.

Как предпринимателю зарегистрировать онлайн-кассу?

Процедуру регистрации кассы теперь можно привести в удаленном режиме (онлайн). Современное оборудование с удобным и понятным интерфейсом позволяет оперативно пройти все этапы постановки на учет. Что нужно сделать предпринимателю для перехода на онлайн-кассу?

1. Купить кассовый аппарат (или попытаться модернизировать старый, если он уже есть (некоторые старые кассы можно перенастроить, но таких моделей очень мало).

2. Зарегистрировать кассу на сайте ФНС через ЭЦП (электронная цифровая подпись), которую необходимо оформить в удостоверяющем центре.

3. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Это требуется для приема, обработки, хранения и передачи фискальных данных в ФНС. ОФД служит связующим звеном между предпринимателем и налоговой службой, так как вся хранящаяся в ККТ информация продается в налоговую по интернету именно через ОФД.

4. Не забудьте подключить интернет в своем магазине или офисе, без него касса работать не сможет.

Сколько стоит кассовый аппарат и его обслуживание?

Если у ИП небольшие продажи (не больше 10 чеков в день), такому предпринимателю подойдет самый простой и недорогой кассовый аппарат. Его стоимость — от 14 700 рублей. Предпринимателям с большим потоком клиентов (сотни или тысячи покупателей) нужна касса с большим дисплеем и считывателем штрих-кодов.

Имейте ввиду, что стоимость ЭЦП для регистрации кассы — от 2 600 рублей, заключение договора с ОФД обойдется в сумму около 3000 рублей в год, фискальный накопитель (ФН) — от 10000 рублей и услуги интернет-провайдера обходятся примерно в 1000 рублей в месяц.

Стоит отметить, что на модернизацию старой кассы придется потратить в 2 раза больше.

Выбор онлайн-кассы

Кассовый аппарат необходимо приобретать, исходя из особенностей предпринимательской деятельности. ФНС составила перечень сертифицированных ККТ, которые соответствуют установленным правилам. Ознакомиться с полным перечнем можно на официальном сайте налоговой службы.

Для того, чтобы сделать выбор необходимо в первую очередь определить, каким образом ваш покупатель будет оплачивать покупку, и какой объем продаж планируется в день. Индивидуальные предприниматели, как правило, имеют небольшие магазины и точки обслуживания, содержащие небольшую номенклатуру товаров, поэтому могут использовать самые простые кнопочные кассы. Они зачастую являются и самыми недорогими, но стоит задуматься о том, что для того, чтобы внести в такую кассу какую-либо информацию по товару или услуге необходимо будет обратиться к специалистам. Вписать наименование товара в дешевую кассу довольно проблематично.

На рынке сейчас много всевозможных кассовых аппаратов, например в виде планшетов, работающих на системе Android. Такие кассы просты в использовании, как для самостоятельной регистрации, так и для внесения изменений. Есть варианты мобильных POS-терминалов для курьеров со встроенным аккумулятором и стационарных для магазинов и офисов. Преимуществом таких устройств является то, что на них можно устанавливать мобильные приложения, например обмен данными с 1С. Это приложение позволяет передавать данные из программы 1С в кассовый аппарат и обратно в 1С, оформлять онлайн-чеки для интернет-магазинов, автоматически отправлять электронные чеки покупателям.

При онлайн-оплатах POS-терминал подключается к личному кабинету платежного агрегатора, получает информацию об оплатах и формируют электронные чеки в фоновом режиме в соответствии с 54-ФЗ.

Для более крупных ИП, имеющих большие магазины / кафе или несколько точек продаж предусмотрены кассы с фискальными регистраторами. Такие кассы работают подключены к компьютеру с какой-либо товароучетной программой для торговли / общепита. Это позволяет более быстро находить нужный товар.

Оптимальный вариант для тех предпринимателей, которые не хотят приобретать кассовый аппарат и самостоятельно регистрировать его, это взять кассу в аренду. Им придется оплачивать ежемесячное обслуживание ККТ. В случае каких-то неполадок с кассой вся ответственность лежит на компании, которая предоставила кассу в аренду.

Таким образом, чтобы правильно выбрать онлайн-кассу необходимо определить, какой именно функционал вам нужен и обязательно обратиться к специалистам, которые помогут подобрать кассу в соответствии с масштабом и потребностями вашего бизнеса.